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Titre
Text copied to clipboard!Responsable de la gestion documentaire
Description
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Nous recherchons un Responsable de la gestion documentaire expérimenté pour rejoindre notre équipe et assurer une gestion efficace, sécurisée et conforme des documents de l'entreprise. Le candidat idéal aura une solide compréhension des systèmes de gestion documentaire (SGD), des normes de conformité réglementaire, ainsi qu'une capacité à travailler avec divers départements pour garantir un accès fluide à l'information.
Le Responsable de la gestion documentaire jouera un rôle clé dans la mise en place, le maintien et l'amélioration des processus de gestion documentaire. Il ou elle devra veiller à ce que tous les documents soient correctement classés, archivés et accessibles selon les politiques internes et les exigences légales. Ce poste exige une grande rigueur, un sens aigu de l'organisation et une excellente maîtrise des outils numériques.
Les responsabilités incluent la création de politiques de gestion documentaire, la formation du personnel à l'utilisation des systèmes de gestion, la supervision de la numérisation et de l'archivage, ainsi que la coordination avec les équipes informatiques pour assurer la sécurité des données. Le candidat devra également effectuer des audits réguliers pour garantir la conformité et identifier les opportunités d'amélioration.
Ce poste est essentiel pour assurer la continuité des opérations, la protection des informations sensibles et la conformité aux réglementations en vigueur. Le Responsable de la gestion documentaire travaillera en étroite collaboration avec les départements juridiques, informatiques, RH et opérationnels pour répondre aux besoins documentaires spécifiques de chaque service.
Nous recherchons une personne proactive, dotée d’un excellent esprit d’analyse, capable de gérer plusieurs projets simultanément et de s’adapter à un environnement en constante évolution. Une expérience préalable dans un rôle similaire et une connaissance approfondie des normes ISO en matière de gestion documentaire seront fortement appréciées.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Développer et mettre en œuvre des politiques de gestion documentaire
- Superviser la classification, l'archivage et la numérisation des documents
- Assurer la conformité aux réglementations en matière de conservation des documents
- Former les employés à l'utilisation des systèmes de gestion documentaire
- Collaborer avec les départements pour répondre à leurs besoins documentaires
- Effectuer des audits réguliers des processus documentaires
- Gérer les accès et les autorisations aux documents sensibles
- Assurer la sécurité et la confidentialité des informations stockées
- Mettre à jour les procédures en fonction des évolutions légales et technologiques
- Coordonner avec les équipes informatiques pour le maintien des systèmes
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en gestion de l'information, archivistique ou domaine connexe
- Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un poste similaire
- Maîtrise des systèmes de gestion électronique des documents (GED)
- Connaissance des normes ISO 15489 ou équivalentes
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
- Bonne communication écrite et orale
- Sens de la confidentialité et de la sécurité de l'information
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de GED
- Capacité à travailler en équipe et à former les utilisateurs
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience avec les systèmes de gestion documentaire ?
- Avez-vous déjà mis en place une politique de gestion documentaire ?
- Comment assurez-vous la conformité réglementaire dans la gestion des documents ?
- Quels outils ou logiciels de GED avez-vous utilisés ?
- Comment formez-vous les employés à la gestion documentaire ?
- Comment gérez-vous les documents sensibles ou confidentiels ?
- Avez-vous déjà mené des audits documentaires ?
- Comment priorisez-vous vos tâches dans un environnement multitâche ?
- Quelle est votre expérience avec les normes ISO en gestion documentaire ?
- Comment collaborez-vous avec d'autres départements pour répondre à leurs besoins ?
